Un projet concret de réorganisation au sein de la bibliothèque de Fresnes

Confrontée à une activité intense, la bibliothèque municipale de Fresnes s’est engagée dans une profonde réorganisation de son fonctionnement concernant la gestion des flux de documents en incluant une dimension « santé et sécurité au travail ».

Objectifs : limiter la pesanteur des tâches, diminuer la fatigue au sein de l’équipe et améliorer le confort de travail des agents en réalisant une démarche de prévention centrée sur les troubles musculo-squelettiques (TMS) et les risques psychosociaux (RPS).

Dans un contexte de fréquentation en hausse, le personnel fortement sollicité devait assurer les tâches de prêts et retours de documents, ainsi que celles de conseil et d’accompagnement du public dans ses recherches. Cette situation a amené les responsables de la bibliothèque à rechercher des solutions.

Le contexte

Une fréquentation en hausse avec un personnel fortement sollicité pour assurer les tâches de prêts et retours de documents, ainsi que celles de conseil et d’accompagnement du public dans ses recherches. Parallèlement, une forte sollicitation des partenaires et une fréquentation accrue des salles de travail, notamment en nocturne, en faveur du développement de l’activité de la bibliothèque.

Enfin, la bibliothèque avait développé une forte présence « hors les murs » avec des actions de médiation et de promotion de la lecture menées en dehors du cadre de l’établissement

Cette situation de « déséquilibre et de rupture » imposait aux agents de faire constamment des choix entre la nécessité de gérer des flux de documents et d’assurer au mieux sa mission d’accueil auprès du public.

L’engagement

Cette situation a amené les responsables de la bibliothèque à rechercher des solutions et à s’engager dans un projet global comportant plusieurs objectifs :

• Abandonner définitivement la réalisation des tâches de prêts et de retours par le personnel ;
• Limiter les manipulations effectuées par les agents responsables du circuit technique des documents ;
• Améliorer les postes de travail sur le plan ergonomique avec la conception et la réalisation de chariots adaptés et l’acquisition d’appareils facilitant l’acheminement et le levage des cartons ou caisses de livres ;
• Concevoir et réaliser un nouvel agencement du rez-de-chaussée afin de répondre au mieux à la mission d’accueil des usagers et à l’intégration harmonieuse du nouveau système de gestion des prêts et retours au sein du bâtiment (design, ergonomie, ligne architecturale).

La démarche

La démarche a débuté par une analyse sur site réalisée par un ergonome (étude des postes de travail, repérage des anomalies, recensement des troubles et dysfonctionnements, définition des risques…) permettant d’identifier les risques liés à la répétition des tâches, à la manipulation des ouvrages et aux postures contraignantes.

Un travail en groupe : cinq groupes de travail étaient chargés de réfléchir et d’élaborer des pistes d’amélioration.

• Le premier groupe concernait le circuit du livre, l’équipement et la prévention des TMS,
• Le deuxième avait pour thème l’ergonomie, le mobilier, la fonctionnalité et le design,
• Le troisième était consacré au management et à la rationalisation des tâches,
• Le quatrième avait pour mission de rechercher des solutions techniques qui permettent la mise place de l’automatisation des prêts et retours de documents,
• Enfin, le dernier groupe, dont les membres ne faisaient pas partie des autres groupes, devait veiller à ce que les propositions émises par les autres groupes soient recevables et viables sur un plan pratique.

Des améliorations concrètes

Initialement le circuit du livre était scindé en deux espaces de travail (gestion administrative des livres / équipement des ouvrages) dont l’’étude ergonomique a montré les limites (transit redondant notamment).

La solution retenue a été la fusion des deux services au sein d’un espace dédié au circuit technique des documents. Son agencement a été conçu de telle sorte que l’aménagement des postes de travail permette d’optimiser la surface et de réduire les contraintes posturales ainsi que les efforts des agents.

Côté suivi des retours, le choix d’une gestion automatisée réalisée par l’usager a été retenu avec des bornes automatiques. Si les usagers réalisent eux-mêmes 95% des transactions sur les automates, l’agent serait alors pleinement disponible pour sa mission d’accueil et de conseil.

Une autre modification porte sur la manipulation des livres, non plus mis dans des cartons mais dans des caisses rigides standardisées, empilables sur des chariots roulants pour faciliter la manipulation et les déplacements. Le choix de ce matériel a donné lieu à un cahier des charges diffusé aux fournisseurs habituels de la bibliothèque.

« L’ensemble de cette démarche nous a conforté dans l’idée d’abandonner le modèle traditionnel de la banque d’accueil, afin de construire une autre relation avec l’usager. Il faut abandonner une organisation statique pour un modèle dynamique où l’usager est partie prenante grâce à une plus grande autonomie apportée par l’évolution technologique et son amélioration des services. Tout cela est rendu possible grâce à l’acquisition d’aides techniques dans le processus de commande des ouvrages, à l’amélioration des conditions de travail des agents et à la nouvelle organisation technique du circuit des documents, de la commande des ouvrages à leur mise à disposition au public. », conclut Sony Beaufils, alors directrice adjointe de la bibliothèque municipale.