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Traitement de la validation de périodes
Règlementation
ATTENTION
Le décret du 9 décembre 2021, n°2021-1604, autorise la CNRACL à statuer sur les demandes de validation de périodes (rejeter ou continuer à traiter les dossiers), en fonction des informations contenues dans les dossiers.
L'arrêté publié le 22 février 2022 précise le délai de renvoi des pièces éventuellement manquantes, qui est de 6 mois à compter de la date à laquelle l'employeur a reçu le courrier de la CNRACL l'informant de l'application du décret, et lui enjoignant de transmettre le dossier d'instruction ou les pièces complémentaires.
Dans le cadre de l’extinction du dispositif de validation de périodes, et en l’absence de transmission du dossier de validation ou des pièces complémentaires dans les délais réglementaires, la CNRACL enjoint, par tout moyen permettant de donner date certaine, le(s) employeur(s) contemporain(s), de lui transmettre le dossier d'instruction ou les pièces complémentaires demandées dans un délai de 6 mois à compter de la date de réception de l'injonction.
Parallèlement, la CNRACL :
- informe l’agent et son employeur actuel de l'absence de réponse apportée par le(s) employeur(s) contemporains à la demande effectuée,
- communique à l’agent et son employeur actuel, le dossier d'instruction et la liste des pièces complémentaires manquantes,
- et les informe de la possibilité de lui transmettre les éléments demandés dans un délai de 6 mois.
A l'expiration de ce délai de 6 mois, la CNRACL statue sur la demande de validation au vu des informations dont elle dispose, notamment celles transmises par l’agent et/ou son employeur actuel.
Sans retour des pièces manquantes ou du dossier complet par l’employeur antérieur, la demande de validation de l’agent sera rejetée par la CNRACL.
Cette décision peut faire l'objet d'un recours amiable et/ou contentieux dans les délais de droit commun.
Procédure
Retrouvez ci-dessous les différentes étapes constituant le traitement de la validation de périodes, de la réception du dossier jusqu'au paiement des retenues rétroactives par l'agent.
Examen du dossier
Suite à la réception du courrier de la CNRACL relatif au décret, les informations manquantes doivent être transmises à la CNRACL dans un délai de 6 mois, sinon la demande de l'agent sera rejetée.
Si vous n'avez pas reçu de courrier
Certains dossiers sont déjà en cours d'instruction par la CNRACL.
En fin d'année, si vous êtes concernés, vous recevrez un courrier vous enjoignant de transmettre les informations manquantes.
Pour retrouver les dossiers et les pièces manquantes
- Vous trouverez dans PEP's la liste des dossiers de validation de vos agents ; vous pourrez ainsi consulter les pièces réclamées par la CNRACL.
Pour récupérer les documents
- Contactez les anciens employeurs de vos agents ; ils ont été également destinataires de l'information et ne seront pas étonnés de votre démarche.
- Contactez votre agent ; ce dernier a reçu un courrier l'informant que sa demande est incomplète. Il peut vous fournir des informations qu'il a conservées (bulletin de salaire, contrat de travail, etc.).
- Si vous êtes l'employeur actuel, le dossier est consultable sur PEP's.
- Si vous êtes un employeur antérieur, rapprochez-vous de l'employeur actuel (information indiquée sur le courrier lié au décret de la CNRACL).
Pour nous adresser les documents
Vous pouvez les envoyer par courrier à l'adresse suivante :
Caisse des Dépôts
Service PPF200 - Validations de périodes
6, place des Citernes
33059 BORDEAUX CEDEX
Pour vérifier régulièrement l'état de vos dossiers
- Consultez la liste des dossiers dans PEP's. Elle est régulièrement mise à jour.
- Pensez à la consulter régulièrement pour vérifier que les documents que vous nous avez transmis ont bien été pris en compte et vérifier ainsi la complétude des dossiers.
| Liste des pieces incontournables a fournir |
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En cas de manque de pièces, aucune attestation ne sera demandée.
Vous avez une question ?
- Téléphone : 09 70 80 93 29
- Pour toute demande de contact concernant la validation de périodes, connectez-vous à PEP's, puis cliquez sur
en haut à droite.
Etude du dossier par la CNRACL
La CNRACL étudie la validité des périodes et peut être amenée à demander des renseignements complémentaires.
L'employeur doit vérifier les dossiers pour lesquels les pièces complémentaires sont attendues par la CNRACL, dans la plateforme PEP's / thématique Carrière / Suivi des demandes de validation de périodes.
Après étude complète du dossier, le service gestionnaire prend l'attache des CARSAT pour déterminer les éléments déductibles du calcul de la validation de périodes.
Calcul des trimestres
L'expression des périodes validables en trimestres
Le nombre de trimestres validés est égal à la durée globale des périodes effectivement accomplies, de façon continue ou discontinue, sur un emploi à temps complet ou à temps non complet, occupé à temps plein ou à temps partiel, divisée par le quart de la durée légale annuelle du travail.
Dans le décompte final des trimestres admis à validation :
- La fraction de trimestre égale ou supérieure à 45 jours est comptée pour un trimestre.
- La fraction de trimestre inférieure à 45 jours est négligée.
Le nombre de trimestres au Régime général de la sécurité sociale est calculé en fonction du salaire et non des périodes.
Le nombre de trimestres annulés au Régime général de la sécurité sociale peut être supérieur au nombre de trimestres validés par la CNRACL entrainant une possible décote ou minoration de la surcote.
Pour vous permettre d'accompagner les agents et apprécier l'impact de la demande de validation de périodes, un convertisseur de salaire en nombre de trimestres au Régime général de la sécurité sociale est à votre disposition ci-dessous ainsi que dans l'espace Actif.
Notamment en présence de temps incomplet, il convient d'inciter l'agent à utiliser le convertisseur afin de l'aider à juger de la pertinence de sa demande --> le cas échéant, nous vous proposons d'utiliser la lettre d'abandon.
Abandon
Certains agents ayant fait une demande de validation de périodes ne souhaitent plus y donner suite.
Dans ce cas, la réglementation oblige une expression formelle de la renonciation par l'agent. Une lettre type d'abandon est, à cet effet, à votre disposition, ainsi que dans la plateforme PEP's, au sein du service "Suivi des demandes de validation", dans le menu "Formulaire". Il est rappelé que la validation de périodes est facultative et qu'une période de services de non titulaire non validée par la CNRACL continue à ouvrir des droits au Régime général de la sécurité sociale et à l'Ircantec.
Pour vous aider à apprécier l’impact des demandes de validation de périodes de vos agents, plusieurs outils sont disponibles :
- un convertisseur de salaires - trimestres, un simulateur permettant de visualiser la durée d'assurance retenue par la CNRACL après validation, ainsi qu'un simulateur vous permettant aussi de connaitre le nombre de trimestres qui sera retenu par la CNRACL suite à la validation de périodes. Retrouvez-les sur le site
- des fiches exemples de conséquences de validations de périodes.
Calcul des cotisations rétroactives
Les retenues rétroactives se calculent à partir du traitement brut annuel (TBA) détenu au moment de la demande de validation et du taux de retenue en vigueur à l'époque où les services validés ont été réalisés. A ces retenues doivent être déduites les cotisations versées auprès du régime général de la sécurité sociale et de l'Ircantec.
Si ces dernière sont supérieures aux cotisations calculées par la CNRACL (retenues rétroactives) un remboursement automatique est généré en faveur de l'agent, dans la limite des cotisations personnelles Ircantec.
Notification
Il s'agit d'un ensemble de documents composé :
- d'une lettre de notification des éléments de validation ;
- d'un état des services ou périodes ;
- du décompte des retenues rétroactives (devis). Ce décompte comporte des éléments relatifs aux durées prises en compte (durée d'assurance, durée en liquidation et durée en constitution), ainsi que des éléments financiers ;
- et d'un document destiné à la réponse à la notification (ce document est destiné à l'agent et lui sert à faire connaître sa décision : acceptation, renonciation ou constestation).
Le délai légal de contestation est d'une durée de 2 mois à compter de la réception.
Par ailleurs, l'agent dispose d'un délai d'un an à compter de la réception de la notification pour exprimer son acceptation, ou sa renonciation explicite.
Passé ce délai, il sera considéré que l'absence de réponse vaut renonciation à la validation.
La CNRACL envoie des courriers de rappel à l'agent 6 à 2 mois avant la fin du délai d'un an.
Réponse de l'agent
Dès réception de l'acceptation explicite de l'agent, la CNRACL adresse :
- Les factures à l'agent et aux collectivités (ou un avis de remboursement à l'agent si le calcul lui est favorable - voir la partie consacrée au calcul).
- Les demandes d'annulation à la CARSAT et à l'Ircantec.
A noter que toute acceptation ou renonciation exprimée dans le délai d'un an est définitive pour la demande en cours.
Paiement
L'agent doit procéder au paiement des retenues rétroactives qui lui sont notifiées par la facture.
Il dispose de deux choix de paiement : en une seule fois ou échelonné mensuellement.
L'employeur actuel doit s'aligner sur le choix de l'agent pour s'acquitter des contributions rétroactives.
S'il y a une collectivité antérieure, elle doit s'acquitter des contributions en un seul versement.
Modification du devis
Le devis n'est pas une décision créatrice de droits mais une décision pécuniaire.
Par conséquent, la CNRACL peut être amenée à remettre en cause la facture à tout moment en cas d'erreur dans le calcul des cotisations ou lorsqu'il ne lui est pas possible de récupérer intégralement les cotisations qui avaient été versées au Régime général de la sécurité sociale pour la période à valider.
Cette situation se produit notamment lorsque l'agent demande la liquidation de sa pension auprès de ce régime avant la fin des opérations de validation.
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