Appel à projets dédié aux équipes soignantes en milieu hospitalier

Ce premier comité marque le lancement du projet avec la présentation de son déroulement et des attendus, des employeurs participants et du rôle et de l’accompagnement du FNP.

Ont notamment été évoqués les points suivants :

Périmètre 

• Des projets qui concernent davantage des services ciblés au regard de leur situation, avec parfois une volonté de généralisation. Certains projets concernent directement l’ensemble des services de l’établissement
• Des projets qui intègrent tant les personnels médicaux que paramédicaux au titre du collectif de travail

Diagnostic 

• Des éléments de contexte particuliers visant les métiers médicaux et paramédicaux en milieu hospitalier (difficultés de recrutement, manque d’attractivité et de fidélisation, turn-over, exposition aux RPS, …)
• Des liens prégnants entre l’amélioration des conditions de travail des personnels et la qualité des soins rendus aux patients
• Des impacts de la crise sanitaire sur des situations déjà complexes pour les personnels

Plan d'actions 

• Des plans d’actions visant des axes de travail définis comme prioritaires dans le cadre du projet, dont certaines actions pouvant être déjà en cours de déploiement par l’employeur
• Une diversité des approches avec une pluralité d’actions ciblées sur la formation des agents, l’organisation du travail, l’amélioration des collectifs de travail, ou encore l’aménagement d’espaces de lâcher-prise pour les personnels …

Conduite de projet 

• Des conduites de projet exercées en interne avec parfois le recours à des prestataires pour le déploiement d’actions spécifiques (formations, matériels, cohésion d’équipe, etc.)
• Une variété d’acteurs impliqués (direction, encadrement intermédiaire, représentants du personnel, agents concernés par le projet, …)

Enfin, les modèles de fiches actions ont été présentés aux employeurs. Ces fiches actions, alimentées par les employeurs, serviront pour la rédaction du recueil de solutions qui sera élaboré par le FNP à l’issue de l’appel à projets.

Les 14 et 15 juin 2023 a eu lieu le deuxième comité de suivi du projet en sous-groupes d’employeurs, premier point intermédiaire sur la mise en œuvre du plan d’actions.

Ce comité a permis d’effectuer un état des lieux de la conduite et méthodologie de projet et de l’avancement du déploiement des plans d’actions des 8 employeurs retenus.

Avancées sur la conduite du projet

Eléments saillants des échanges :

• un niveau d’avancement correct des projets des employeurs avec néanmoins quelques difficultés pour certains liées notamment à l’absence ou au départ de porteurs de projets ;
• la dimension participative du projet est globalement présente, au sein du comité de pilotage avec la participation de l’équipe de direction, l’équipe médicale, l’encadrement de proximité, les représentants du personnel et au sein des groupes de travail avec la participation des agents de terrain ;
• l’adhésion des agents s’est renforcée avec le déploiement des premières actions de prévention et l’apparition d’effets concrets.

Le déploiement des plans d'actions

Les employeurs participants ont présenté un point d’avancement du déploiement de leur plan d’actions : actions en cours de déploiement ou qui vont être déployées.

Ci-dessous, quelques exemples :

• le renforcement du travail en équipe (coaching, formation, analyse des pratiques par exemple par l’intervention d’une troupe de théâtre, etc.) ;
• l’amélioration de la politique d’accueil et d’intégration des agents ;
• la création d’une équipe de médiation en cas de conflits entre agents ;
• le développement du tutorat ;
• l’amélioration de la gestion du temps de travail ;
• la création d’une équipe itinérante pluridisciplinaire dédiée au « bien-être » des soignants ;
• la création d’espaces de « lâcher-prise » à destination des personnels soignants.

D’ici le mois d’octobre 2023, en concertation avec les référents FNP, les actions les plus pertinentes au regard de la thématique de l’appel à projets feront l’objet de l’élaboration d’une fiche action par les employeurs, en vue de l’alimentation d’un guide de recueil de bonnes pratiques.

Le 12 décembre 2023 s’est tenu le troisième comité de suivi du projet en séance plénière, second point intermédiaire sur la mise en œuvre du plan d’actions.

Ce comité a permis aux 8 employeurs participants de réaliser un point d’avancement et de présenter les principales actions mises en place par thématiques.

Ce dernier comité de suivi vient clôturer l’appel à projets.

Il a permis de réaliser, un bilan de l’appel à projets 20 mois après son lancement et a donné l’occasion aux employeurs d’échanger une dernière fois tous ensemble en présentiel sur l’avancement de leurs projets respectifs et sur les premiers résultats des actions réalisées.

Le projet a mis en exergue un diagnostic partagé sur la dégradation des conditions de travail des équipes soignantes à la suite de la crise sanitaire, combinée à une dégradation de la qualité de soins ou encore des problématiques d’attractivité et de fidélisation des collaborateurs.

Initialement ciblé sur la prévention des risques psycho-sociaux des soignants à l’échelle collective, les employeurs ont déployé des actions complémentaires sur la dimension « organisation du travail » et plus largement l’amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail, toujours dans l’optique de renforcer le fonctionnement des collectifs de travail.

Retours d'expériences sur la conduite de projet

La comitologie de projet mise en place est assez semblable entre les différents employeurs.

Très souvent, le schéma de gouvernance est construit autour d’un chargé de projet qui fait vivre la démarche et contribue à l’animation du réseau constitué d’un COPIL (qui arbitre et acte les décisions), de comités de suivi (qui permettent d’ajuster, de valider ou non le déploiement des actions), et/ou, des groupes de travail par thématiques. Les réunions sont organisées généralement de manière trimestrielle mais peuvent s’ajuster en fonction des besoins.

Les facteurs de réussite dans le portage reposent notamment sur :

• Une implication de tous les acteurs dont les agents et instances représentatives,
• Un dialogue social renforcé et apaisé avec une communication programmée et des restitutions régulières sont des gages d’efficacité.

L’action du FNP a elle aussi été identifiée par les employeurs comme accélératrice et facilitatrice, notamment pour les petites structures qui ne disposent pas toujours de l’outillage adéquat (retroplanning, méthodologie de projet, fiches actions…).

Pour une démarche projet réussie, il semble essentiel de combiner plusieurs éléments :

• S’assurer du portage politique par la direction,
• Définir une comitologie efficace : articulation fluide entre les différents comités pour assurer la bonne tenue de la feuille de route du projet.
• S’assurer de la qualité du dialogue social, d’une bonne communication pour impliquer et associer au mieux les différents acteurs,
• Adopter une démarche participative, travailler en ateliers collaboratifs pour des solutions au plus proche de la réalité du travail,
• Engager a minima une démarche de diagnostic potentiellement par un prestataire extérieur pour gagner en efficience et en neutralité,
• Nommer au moins deux chargés de projet pour assurer la continuité de la mise en œuvre,
• Adopter une méthode agile pour corriger, ajuster, fiabiliser la démarche,
• Ne pas négliger la communication à cadrer dès le départ (mensuelle, trimestrielle, à déterminer) sans que celle-ci ne soit trop régulière au risque de perdre les agents,
• Rester attentif à la mobilisation et l’implication des différents acteurs sur la durée du projet,
• Mettre en place des indicateurs de suivi et d’évaluation de la démarche, de façon à pouvoir l’évaluer objectivement, a fortiori dans une perspective de valorisation.

Pour plus d’informations, retrouvez le Guide « Conduite projet de prévention des risques professionnels » du FNP.

Six grandes thématiques identifiées pour le déploiement des plans d'actions

• Conforter les collectifs de travail et favoriser le travail en équipe 

Les actions sont souvent formalisées autour du management responsable, de la cohésion d’équipe via des formations. Dans le dernier cas, la gestion de projet peut être une solution qui participe à la cohésion d’équipe et devenir facteur de satisfaction collective.

Par exemple : séminaire, vis-ma-vie, théâtre-forum avec scénettes relatives au travail, formation cohésion d’équipe, formation management.

• Mieux gérer le temps de travail pour mieux garantir l’articulation vie professionnelle et vie personnelle

Les agents, l’encadrement de proximité ont besoin de disposer d’une information en temps réel et fiable du temps de travail. Mettre fin au manque de visibilité du temps de travail est un enjeu majeur pour les hôpitaux. L’amélioration du suivi et de l’organisation du temps de travail constitue un levier important pour gagner en efficacité et participe à réduire les tensions.

Par exemple : audit sur la gestion du temps de travail pour établir un plan d’amélioration, développement d’un logiciel de gestion du temps pour un meilleur suivi en temps réel par toutes les personnes concernées (manager, RH, agents).

• Améliorer les conditions et la qualité de vie au travail ​​​​​​​

Face à des situations anxiogènes, de stress régulier, améliorer le bien-être au travail, c’est offrir aux agents des moments de « lâcher prise » en aménageant des espaces dédiés. 

De nombreuses mesures d’accompagnement sont portées par plusieurs employeurs pour prévenir, soutenir, reconstruire les soignants impactés par l’usure professionnelle et par des problématiques de santé.

Par exemple : aménagement d’espaces « lâcher-prise », équipe bien-être itinérante, équipement favorisant le bien-être au travail.

• Développer la « marque employeur » pour favoriser l’attractivité et la fidélisation

Face à des problématiques d’attractivité voire de fidélisation des professionnels, certains hôpitaux misent sur le développement de la marque employeur.

• Mieux accompagner les agents dans leurs parcours professionnels ​​​​​​​

De nombreuses mesures d’accompagnement sont portées par plusieurs employeurs pour prévenir/soutenir/reconstruire les soignants impactés par l’usure professionnelle et par des problématiques de santé.

Par exemple : mise en place d’un protocole d’accompagnement, création d’un comité de maintien dans l’emploi, mise en place d’une cellule d’écoute, convention avec des partenaires externes, jeu de plateau « prévention des RPS » permettant de libérer la parole plus facilement au sein d’un service.

• Favoriser la communication pour diffuser un climat de confiance​​​​​​​

Face à la dégradation de certains indicateurs RH et aussi aux retours des entretiens professionnels qui dénotent un déficit de communication/information en interne, des actions ont été déployées afin d’ancrer une culture de la communication et prévenir les conflits avant leur apparition.

Par exemple : vis-ma-vie entre personnel soignant et administratif, dispositif de protection fonctionnelle, newsletter spécifique à chaque établissement, rencontres nocturnes planifiées afin d’intégrer les soignants du soir à ce dispositif.

Les employeurs ont enfin alerté sur le fait qu’ils peuvent faire face à l’essoufflement de leurs démarches de prévention, notamment lors du déploiement du plan d’actions. C’est pourquoi il est important de définir au préalable un cadre clair, avec des actions programmées dans le temps du projet (court, moyen et long terme), même si celles-ci peuvent faire l’objet de réajustements.

Au-delà des actions déployées, l’appel à projets a aussi permis aux employeurs d’échanger sur les bonnes pratiques et les écueils à éviter. Des contacts se sont noués ce qui présuppose une continuité des échanges notamment sur des axes de travail communs sur lesquels ils pourront capitaliser et partager avec d’autres établissements hospitaliers.